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DMS - Dokumenten- Management- System

Der Traum vom papierlosen Büro geistert schon lange in den Köpfen vieler herum. Doch bis heute wird immer noch viel Papier in den Büros herumgereicht und abgelegt. Aber es gibt bereits viele Programme, die den "Papierkram" in Büros verwalten könnten. Die Rede ist von DMS, die Abkürzung steht für Dokumenten-Management-System. Diese DMS sollen die Verwaltung von Dokumenten vereinfachen, da alle in einer Datenbank abgespeichert werden. Formulare, die in Papierform vorhanden sind, können eingescannt werden, und einzelne Formulare können direkt am Computer über DMS bearbeitet und abgespeichert werden. Die einzelnen Dokumente können dann von den Mitarbeitern einfach und schnell, ohne sie ausdrucken zu müssen, über DMS weitergegeben werden. Oder einzelne Dokumente sind nur für bestimmte Mitarbeiter sichtbar, die durch den Login im System von überall darauf zugreifen können.

DMS Shareware - ein Beispiel

Als Shareware wird Software bezeichnet die auf ein bestehendes System oder Programm aufbaut. Nachfolgend wird ein Beispiel einer DMS Shareware beschrieben, um die Funktionsweise besser verständlich zu machen. Ein Beispiel für eine DMS Shareware ist das Programm Agorum core, das auf Windows und Linux Betriebssystemen läuft. Dokumente werden mit Hilfe von diesem Programm bei der Verwendung verlinkt bzw. verknüpft, das heißt, dass alle Dokumente in einer Datenbank gespeichert werden. Wenn ein bestimmtes Dokument in einem Arbeitsschritt vorkommt, wird nur eine Verlinkung erstellt. Dies spart Speicherplatz. Diese DMS Shareware kann auch verschieden Objekt-Typen speichern und erstellt automatisch eine Versions-Dokumenten-Historie. Einzelne Ordner können gesperrt werden oder gezielt ausgewählt werden zum Löschen oder Archivieren. Diese DMS Shareware beinhaltet auch integrierte Wikis und Foren.