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Formblätter und Vordrucke für die Arbeit am PC

Neben Dokumentenvorlagen für den allgemeinen Schriftverkehr prägen Formblätter und Vordrucke den geschäftlichen Briefwechsel. Formblätter werden speziell für zahlreiche Arbeitsbereiche erstellt. Sie kommen immer dann zum Einsatz, wenn ein Geschäftsprozess oder Verfahren standardisiert abgearbeitet werden kann oder muss. Hierzu gehören Musterverträge, Bauanträge oder auch Formulare für Ingenieursleistungen. Formblätter werden als Dokumentensammlungen oder integriert in Anwendungsprogramme zur Verfügung gestellt. Viele dieser Formblätter stehen als Shareware zur Verfügung. Das heißt, der Anwender kann die Formblätter und mitgelieferte Programmfunktionen zunächst testen, bevor er sie kaufen muss. Die Formblätter können in der Regel uneingeschränkt ausgefüllt und bearbeitet werden, sind aber in der Verwendung zeitlich begrenzt. Einige Formblätter wiederum lassen sich als Shareware nur auf dem Bildschirm anzeigen und nicht ausdrucken.

Formulare am PC bearbeiten

Die Bearbeitung der Formblätter am PC kann durch zusätzliche Funktionen vereinfacht und erweitert werden. Programme für Formblätter bieten beispielsweise eine eingebaute Textverarbeitung an. Aber auch die Gestaltung von Arbeitsabläufen lässt sich vereinfachen. Formblätter für die Steuer oder für Umfragen lassen sich beispielsweise dynamisch gestalten, so dass eine Art Assistent beim Ausfüllen hilft. Interessant ist auch ein Reportgenerator. Er wertet ausgefüllte Formblätter nach bestimmten Vorgaben aus und liefert entsprechende Statistiken. Formblätter können am PC nicht nur ausgefüllt werden. Sie greifen auch auf Stammdaten und andere Datenquellen zu, die im Hintergrund gespeichert sind. So unterstützen Programme für Formblätter gerade im Baugewerbe und bei Architektenleistungen, die nach einem festen und überprüfbaren Schema abgerechnet werden müssen, die Projektarbeit. Einige Programme ermöglichen es, eigene Formblätter zu erstellen. Über einen Assistent werden den Vordrucken Seitenlayouts und Ausfüllbereich zugeordnet. Die Formulare lassen sich in Abschnitte gliedern und mit Firmenlogo sowie Kopf- oder Fußzeilen versehen. Sie können sowohl für die Verarbeitung am PC, als auch als Papierversion optimiert werden. Mittels Exportfunktionen in andere Dateiformate, beispielsweise PDF, sind die Formblätter unabhängig von einer Software speicherbar und auch für das Internet nutzbar.