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Programme für die Warenwirtschaft

Die Geschäftsprozesse eines Unternehmens werden auf betriebswirtschaftlicher Ebene durch die Warenströme bestimmt. Um einen reibungslosen Ablauf in Logistik und Disposition zu gewährleisten, werden die Prozesse der Warenwirtschaft mit hierfür entwickelten Programmen geplant und umgesetzt. Sie sind sowohl im Einzelhandel als auch im Großhandel unverzichtbare Werkzeuge für die drei zentralen Elemente in der Warenwirtschaft: den Einkauf, die Lagerhaltung und der Verkauf. Für die Materialbestellung stehen Formulare zur Verfügung, die direkt auf Lieferantendaten und Produktlisten zugreifen. Im Verkauf werden Angebote erstellt oder ein Auftrag ausgelöst sowie Lieferscheine gedruckt, die für die Lagerverwaltung wichtig sind. Rechnungen werden an die Buchhaltung übermittelt, die Debitoren und Kreditoren überwacht. In weiteren Modulen steht in Software für die Warenwirtschaft die Verwaltung von Filialen zur Verfügung sowie eine Kassenschnittstelle hin zu Webshops oder die Ladenkasse. Die zum Verkauf angebotenen Waren können über Schnittstellen sofort online zum Verkauf angeboten werden. Weitere Schnittstellen ermöglichen die Übertragung sämtlicher für die Warenwirtschaft erfassten Informationen an andere Programme, beispielsweise für die Produktplanung. Auch eine Arbeitszeiterfassung oder Statistikfunktionen sind in Programmen für die Warenwirtschaft oftmals integriert.

Kriterien für ein gutes System zur Produktverwaltung

Welche Kriterien an ein gutes System für die Warenwirtschaft anzusetzen sind, hängt vom konkreten Bedarf und der bereits eingesetzten Software im Unternehmen ab. Programme in der Warenwirtschaft können geschlossen, offen oder integriert gestaltet sein. In einem geschlossenen System werden die zentralen Module der Warenwirtschaft komplett von einem einzigen Programm abgedeckt. In einem offenen System fehlen einzelne dieser Module. Ein integriertes Warenwirtschaftssystem verfügt nicht nur über alle zentralen Module, sondern bietet auch verschiedene Schnittstellen zu Lieferanten oder Banken an. Weitere Kriterien werden durch die Anforderungen an die Funktionen der einzelnen Module bestimmt. Jedes Warenwirtschaftssystem setzt andere Prioritäten und bietet zusätzliche Funktionalitäten. Abhängig von der Branche steht einmal die Lagerverwaltung im Vordergrund der Warenwirtschaft, ein anderes Mal das Mahnwesen oder das Projektmanagement. Im Mehrbenutzerbetrieb sollte die Warenwirtschaft über Netzwerke abgewickelt werden können, bei großen Datenbeständen ist es angeraten, eine Software in der Warenwirtschaft einzusetzen, die alle Informationen zentral in einer Datenbank vorhält. Nicht zuletzt ist die Benutzerfreundlichkeit der Software ein wichtiges Kriterium, denn eine effektive Warenwirtschaft am PC erfordert übersichtliche Eingabemasken. Da Programme für die Warenwirtschaft oftmals recht kostspielig sind, ist es ratsam, vorher ausgiebig alle Funktionen zu testen. Die meisten Anbieter stellen ihr System für die Warenwirtschaft zunächst als Shareware-Version zur Verfügung, die zeitlich begrenzt oder mit eingeschränktem Funktionsumfang getestet werden kann.